Menggunakan Kanban Board untuk Meningkatkan Produktivitas Bisnis atau Produktivitas Pribadi

Menggunakan Kanban Board untuk Meningkatkan Produktivitas Bisnis atau Produktivitas Pribadi

  

Mengatur sebuah bisnis rumahan, bisnis kecil atau task pribadi menjadikan sebuah tantangan tersendiri. Ada bagian yang memerlukan perhatian lebih untuk mengenalkan dan memasarkan produk ke market ataupun mengatur task pribadi. Tantangan ini akan menjadi lebih ketika menjalankannya sebagai solopreneur atau sebagai profesional dengan workload yang banyak untuk memastikan semua task berjalan dengan baik dengan waktu yang tepat dan benar.

Diluar sana banyak sistem untuk meningkatkan produktivitas, akan tetapi Kanban board telah didesain secara spesifik untuk membantu alur task berjalan semestinya dengan waktu yang tepat.

Histori Kanban
Kanban sendiri diciptakan untuk mengurangi idle-time dalam proses produksi. Tujuan utama dari penerapan sistem Kanban adalah mengirimkan apa yang dibutuhkan dalam proses produksi dalam waktu yang tepat. Sistem Kanban sendiri digagas oleh Taiichi Ohno yang dianggap sebagai bapak Sistem Produksi Toyota. Taiichi Ohno mengembangkan papan visual yang dikenal sebagai Kanban yang mentransfer informasi antara setiap proses sehingga tugas dapat dipenuhi dengan lebih efisien. Saat ini, sistem ini telah diadopsi di berbagai divisi perusahaan termasuk juga ke produktivitas pribadi.

Apa Itu Kanban?
Kanban merupakan sebuah cara untuk menyederhanakan task dengan memvisualisasikan informasi proyek yang kompleks seperti task yang sedang berjalan, pemanfaatan sumber daya, dan masih banyak lagi.

Secara umum, Kanban memiliki alur dari kiri ke kanan atau secara horizontal dan berpindah ke kanan berdasarkan stage yang dibuat.

Banyak metode untuk staging Kanban, secara umum memiliki flow berikut:

To Do > Progress > Done

Hal tersebut tergantung kepada kebutuhan, saya sendiri menggunakan flow seperti ini.
Board pribadi
Kenapa ada ada backlog dan issues? Saya sendiri membuat backlog sebagai tempat untuk menuliskan apa yang akan saya rencanakan kedepannya. Kemudian baru saya pecah lagi untuk dikerjakan perminggu kebagian to do, jika ada issues maka saya akan melakukan evaluasi per minggu, apakah task tersebut terlalu tinggi atau terlalu susah. Jika memang harus diprioritaskan kembali maka saya akan memasukan ke flow to do kembali dan melabeli dengan high priority untuk segera dikerjakan.

Ada sebuah aturan dalam Kanban ketika kamu lakukan modifikasi atau custom. 
  1. Visualisasikan Pekerjaan: Papan/Board dirancang untuk menjadi visual dan karenanya mudah dijadikan referensi. Memiliki papan Kanban di tempat yang berbeda dari tempat bekerja, tidak akan membantu.
  2. Batasi Pekerjaan yang Sedang Berjalan: Kamu tidak ingin memiliki banyak tugas sehingga tidak ada kemajuan yang dicapai.

 Apa sih manfaat dari Kanban?
Papan Kanban/ Kanban board adalah representasi visual dari apa yang perlu kamu lakukan. Ideal jika kamu adalah orang yang membutuhkan isyarat visual untuk menyelesaikan sesuatu. Namun, jika kamu tidak membutuhkan isyarat visual, papan Kanban menawarkan cara sekilas melihat status proyek, dari apa yang dilakukan, apa yang sedang dikerjakan, dan apa yang perlu mendapatkan perhatian.

Manfaat lain termasuk:
  1. Manajemen task yang mudah
  2. Stay on top priority
  3. Fleksibel dan dapat disesuaikan dengan cara Anda bekerja
  4. Mengetahui apa yang telah atau sedang dilakukan kolaborator kamu/ teman kerja, jika kamu bekerja dengan orang lain dalam suatu proyek.

Bagaimana Cara Membuat Kanban Board?
Ada dua cara untuk membuat Kanban board atau papan Kanban dengan cara tradisional atau digital. Jika membuat dengan cara tradisional maka dapat menggunakan papan tulis sebagai medianya dan dibagi menjadi beberapa stage sesuai kebutuhan. Contohnya:
Teaditional Kanban
Contoh Implementasi Kanban

Sedangkan untuk membuat Kanban board secara digital, kamu dapat menggunakan tools yang tersedia di internet seperti Jira, Asana, Trello, dan masih banyak lagi. Untuk yang gratis kamu dapat menggunakan Trello sebagai mediumnya.

Bagaimana? Tertarik untuk menggunakan? Feel free to ask yaaa

[full-width]
Perbedaan Kanban dan Scrum yang Perlu Kamu Ketahui

Perbedaan Kanban dan Scrum yang Perlu Kamu Ketahui

  
Ilustrasi Scrum vs Kanban | Sumber: Google
[full-width]
Mendengar istilah Kanban dan Scrum bukanlah hal yang asing untuk sebuah perusahaan yang telah menerapkan metodologi agile. Kanban dan Scrum merupakan framework yang membantu tim dalam mengikuti agile manifesto dalam menyelesaikan masalah.

Sangatlah mudah untuk mengetahui perbedaan mendasar mengenai praktik scrum dan praktik kanban. Dalam praktiknya sangatlah berbeda, akan tetapi prinsipnya kebanyakan sama. Yang pasti, kedua framework ini akan membantu kamu dalam menciptakan produk/layanan yang lebih baik tanpa melibatkan pusing kepala berlebih.

Agile merupakan pendekatan secara struktur dan iteratif untuk manajemen proyek dan pengembangan produk. Proses agile dapat dikenali dengan kelincahannya dalam pengembangan produk, dan menyediakan tim yang mampu tanggap terhadap perubahan tanpa dampak yang berarti.

Kanban adalah hal-hal untuk memvisualisasikan suatu pekerjaan, membatasi sebuah progress pekerjaan, dan memaksimalkan efisiensi. Kanban berasal dari Jepang. Kanban jika diartikan berarti papan tanda atau sign board.

Scrum merupakan proses dimana sebuah tim untuk berkomitmen untuk menyelesaikan masalah dalam waktu tertentu atau biasa disebut dengan sprint. Tujuannya adalah untuk membuat pembelajaran yang berulang untuk mengumpulkan informasi yang didapat dari feedback customer. Scrum sendiri terdiri dari peran yang spesifik(product owner, scrum master, dan development team), scrum artifacts, daily standup meeting selama beberapa waktu.

Perbedaan Scrum dan Kanban

Kapan waktu yang tepat untuk memilih Scrum dan Kanban?

Jika bisnis kamu atau perusahaan kamu masih menggunakan metode tradisional dalam pembagian tugasnya, lebih baik menggunakan Kanban untuk menciptakan sebuah budaya yang transparansi dalam pekerjaan. Jika bisnis kamu atau perusahaan kamu dapat membayar product owner dan scrum master, maka scrum menjadi pilihan yang tepat. Selamat mencoba!